“文件筐测验”是高度模拟真实工作场景的情景面试。顾名思义,“文件筐测验”就是给应聘者一个文件筐,文件筐里胡乱放着各种各样的纸质文件。然后假定应聘者就是这个职位的任职者,测验要完成的任务,是在规定时间内,正确处理完文件筐里的所有文件。并将处理方法写在答题卡上。
“文件筐测验”一般在公务员、事业单位、银行招聘时有所使用,特别是在银行招聘中比较多见,所以,想进银行的大学毕业生,最好是了解和掌握一些“文件筐测验”的应对技巧。
银行的“文件筐测验”面试,按招聘岗位,又分为两类:
第一类是“公文类”文件筐测验,银行在招聘管理人员时,发给你的文件筐里都是各种各样的纸质文件,主要测试你的分析决策、计划组织、事务安排、公文处理能力。
第二类是“票据类”文件筐测验,银行在招聘柜员时,发给你的文件筐里都是各种各样的单证票据,让你对这些材料进行识别和处理。主要测试你的责任意识、工作细致程度、辨识能力、分类能力、处理能力。
这两类“文件筐测验”,考核的侧重点不同,应对的策略也不完全相同。下面我就针对这两种“文件筐测验”分别解析一下应对策略:
一、“公文类”文件筐测验应对策略
1、首先阅读提供给你的规则要求和信息材料,了解清楚规则、答题时间、方法等;
2、然后开始逐件阅读文件筐里的每一份文件,了解每份文件提供的信息、要处理的事项。
3、在阅读过程中,需要自己对每份文件内容的重要性、紧迫性进行独立判断。你是否有大局观、对问题轻重缓急的判断能力很重要。很多考生都是在这个环节被扣分。
4、在对每份文件轻重缓急做出判断后,将阅读过的每份工作,分为四类存放:第一类是重要且紧急的;第二类重要但不紧急;第三类不重要但是紧急;第四类不重要也不紧急(实际上是按四象限工作法来对各种文件进行分类)。
5、分类之后,就是编制日程表或工作计划,优先处理重要且紧急的事项,其次是按照时间节点处理不重要但是很紧急的事项,如果自己确实忙不过来可以反馈领导委托他人做(合理调整给其他同事不会被判定为推诿工作,而是体现你的时间管理能力)。然后是安排较多时间提前处理好重要但不紧急的事项(目的是避免今后变成第一象限的重要且紧急事项)。对于第四象限既不紧急也不重要的事项,如果自己还有时间,也可以排在日程表或工作计划上,如果没有时间,也可以不排在工作计划上。
6、最后一项就是按工作计划对每份文件的事项进行处理了。其实文件筐测验最关键的环节是对文件轻重缓急的判断和制订工作计划。到了文件事项处理的环节,我认为就较为简单。处理公文的原则要把握好四点:第一是按照文件中的要求去办理,也就是说文件要求你怎么做就怎么做;第二是按照自己的职责去做,也就是说这件事是不是自己职责范围内的事情,是自己的职责范围内就必须完成,如果不是自己职责的要及时反馈给对方信息,让对方把公文及时送到接口单位,或者告知对方后自己转送接口单位;第三是按照自己的权限办理,属于自己权限内的,自己有权处理。超出自己权限的,一定要上报到有权限处理的上级领导;第四是按公司的流程和规定办理(提供的材料里会有必要的流程规定)。
7、在规定时间内对所有文件处理完毕后,将文件按四象限分类叠放,将工作计划表和答题卡签名排放整齐,举手告知考官,即可完成测验。
二、“票据类”文件筐测验应对策略
1、首先阅读提供给你的规则要求和信息材料,了解清楚规则、答题时间、方法等;
2、“票据类”文件筐测验,可能会有辨识真假票据的“陷阱”,所以,你在阅读每份单证票据时,不仅要看内容,特别要注意辨识真假。如果发现假票据,要把假票据单独分为一类;
3、剔除假票据后,其余的单证票据要进行分类,一般是按照银行业务进行分类;
4、有时在票据文件筐测验时,也会混入几份公文,对公文的内容也要认真阅读,了解需要办理的具体事项。办理的方法同前面所讲的。
5、阅读并分类后,还是拟定工作计划表。单证类文件筐一般不需要判断文件的重要性和紧迫性,而是需要把不同的单证票据审核无误后,按流程交给下一个工序处理或自己留存。下一个工序怎么找?第一是在票据上找,第二是从给你提供的信息资料里找,因为文件筐测验是模拟真实的工作岗位,你要把测验当作真实的工作场景。
6、票据辨识、处理完毕后,分类整齐叠放,并将工作计划表和答题卡摆放整齐,举手告知考官,即可完成测验。