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考勤制度是如何进化的(6): 加班管理

大家好!

今天是“考勤制度的进化”的收尾篇,和大家聊一聊加班管理。

加班这个话题也是大家一直探讨的热点,也是我们每一个人一定会遇到的。

加班也是考勤覆盖的对象之一,加班的打卡时间将成为计算加班费或安排调休的依据之一。

在我看来,当考勤制度进化到足够高的层级,特别是在无考勤或远程办公的情况下,加班这个概念将会消失,而是直接融入到个人自觉的目标管理和时间管理中,由每个人根据工作进度自主决定。

同时,当我们最终将考勤制度从绩效考评中剔除时,我们将有更进一步的自主空间,可以将事情真正做好,同时还能充分锻炼自己处理多个并行任务的能力。

当然,对于绝大多数企业来说,目前还无法达到这样的考勤和绩效考评水准,因此还会存在“加班”这样的情况,而加班并不是简单的时间和任务叠加,需要考验的是中层管理者的智慧。

下面,我就结合自己的管理经验,和大家聊一聊作为一位中层管理者,如何做好团队的加班服务工作。是的,这也是一种必要的服务。

对加班的清醒认识

加班无法与敬业度、工作成果或质量完全划上等号。

加班有很多原因,比如当天的工作量过大、自身的工作效率不高、协作环节不配合、自己或上级没有将工作安排好,或是有紧急任务强插进来等,当然也会有上班摸鱼,故意加班的情况。

任何因为效率低下而导致的加班其实并不是真正的加班,相反这是在浪费企业的资源,使企业的无效用人成本大幅上升。

低效永远不会和敬业搭上边。在职场中,有些人会有“没有功劳,但有苦劳”这样的理念,但其实这是大错特错的,因为每个人的价值在于是否能创造更好的工作成果,如果没有好的工作成果,反而消耗大量的时间,那么这就等同于没有创造价值。

基于此,作为中层管理者,我们需要掌握一些加班管理的原则。

对加班的必要性进行严格把关

我们需要对团队的加班事宜进行系统化的管理,其核心工作就是对于一些加班的适当把关。

管理者安排任何加班时,一定要问自己几个问题:

这次是否是必要的加班?

如果非必要,是否可以和需求方在时间上进行协商,或者提供其他方案?

如果必要,我需要为团队做些什么?

...

对于中层管理者而言,一定需要有这样的意识,自己是受企业委托进行管理的,并不能无限制地使用预算或是资源,任何管理都需要保持一种平衡,即产出和投入的平衡。

同样的一个工作,如果一个团队能够花更少的时间成本和人力成本完成,且能够保持始终如一的高质量,那么这样的管理才是成功的。

在企业运营中,加班是一种额外的时间和人力成本,在国家明确996违法的大背景下,未来加班所具有的消耗性属性将会更为明显。

任何管理者都是自己团队的舵手,也是团队的运营者,通过专业的管理手段,在完成目标的前提下,降低团队成本和预算才是王道。

我们每个人也是自己的管理者,我们同样也应该有“降本增效”的意识,如何以最小的时间成本达到最好的结果,这是我们每个人都需要认真思考的。

因效率原因导致的加班不能算加班

我在管理团队时,会坚持两个最基本的原则。

第一个原则是,作为任务接收和分发的中枢,做好任务的最佳分配工作,并尽可能消除低效或者无效的消耗,这就是我在上文中所说的。

第二个原则是,我会让自己的下属知道,任何因效率不高而导致的加班都不能算加班,这样的加班审批我是不会批的。

之所以需要灌输这样的意识,一方面是从团队降本增效的角度考虑,另一方面也是为每个团队成员自身发展的考虑,在职场中,能够高效完成工作本身就是职业素养的体现,这是所有人都需要进行自我提升的重要方面。

确实需要加班的,应做好服务工作

在一些特殊场景下,加班可能是无法避免,比如赶一个紧急项目,或是公司高层临时交代的任务。

遇到这种情况,我会第一时间对工作进行分配,并列出详细的工作方法和步骤,尽可能使其效率得到提升。

如果遇到无法评估工作量的极端情况,我会在过程中视情况进行再分配。越是极端的情况,越是考验管理者的应变能力。

除此之外,如果当前的加班工作量仍然超出所有加班成员的承载力,或者是超出了其能力范围,那么我一定会介入,在管理好时间的同时,也参与一线工作,而不仅仅是指挥和分配的角色。

在这种情况下,有一些大忌是管理者所不应该触碰的,特别是那些缺乏同理心的行为。

比如,有些工作明明在稍早前已经知道了计划和安排,但没有提前进行告知和沟通,直到最后一刻才下达指令,经常让下属来得措手不及,特别是双休日。

对管理者而言,每一个团队成员都是人,都有家庭,也有各自的时间规划,这是需要所有管理者所牢记的,切勿将团队成员当作资源。

当我们为了自己的事情可以做到良好的时间管理时,也请考虑一下他人,看看他人是否需要时间管理。

从对下属的同理心考虑,任何加班工作都尽量在第一时间提前分发下去,尽可能给予其准备的时间,这样双方都能皆大欢喜,也能更好保证任务的完成,降低风险。

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